Datenschutz bei Equilibra

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung durch Equilibra ist Cybran Technologie Corporation, Harpstedter Straße 24, 27211 Bassum, Deutschland. Bei Fragen zu deinen Daten oder zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter cihtog@hotmail.de.

2. Benutzerkonto, Betrieb und Sicherheit

Wir verarbeiten deine Konto- und Zugangsdaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Passwort in gehashter Form, Sprache, Kontostatus, Freigaben sowie gegebenenfalls Daten zur Zwei-Faktor-Anmeldung. Das dient der Registrierung, Anmeldung, Bereitstellung deines Zugangs und der Kommunikation zu deinem Konto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für das Nutzungsverhältnis erforderlich ist.

Zur Absicherung des Dienstes verarbeiten wir technische Verbindungs-, Sitzungs- und Sicherheitsdaten, etwa IP-Adresse, Browserinformationen, Anmeldeereignisse und administrative Änderungen. Unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO liegt darin, unberechtigte Zugriffe zu verhindern, Fehler zu beheben und Änderungen nachvollziehen zu können. Angaben zur allgemeinen Website-Nutzung und zu dort eingesetzten Diensten findest du ergänzend in der Portal-Datenschutzerklärung.

Für die Anmeldung erforderliche Angaben müssen bereitgestellt werden, damit wir dein Konto anbieten können. Weitere Inhalte bestimmst du selbst. Sicherheits- oder Kontomitteilungen unterscheiden sich von freiwilligen Benachrichtigungen, die du über die verfügbaren Einstellungen steuern kannst.

3. Finanzdaten, Importe und gemeinsame Nutzung

Equilibra verarbeitet die von dir eingegebenen oder importierten Finanzdaten: Ledgers, Konten und Salden, Buchungen, Beträge, Währungen, Zeitpunkte, wiederkehrende Buchungen, Budgets, Darlehen, Kategorien, Tags, Notizen sowie Importdateien und deren Zeilen. Je nach Inhalt können dazu auch IBAN, Namen von Zahlungspartnern und Verwendungszwecke gehören.

Diese Angaben werden für deine Finanzübersicht, den Abgleich von Importen mit Buchungen, Berechnungen, Auswertungen und Prognosen verwendet. Rechtsgrundlage für die dir gegenüber geschuldeten Funktionen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Manuell hochgeladene Bankdateien geben Equilibra keinen Zugang zu deinem Onlinebanking; Equilibra löst darüber keine Bankzahlungen aus.

Wenn du Inhalte mit anderen Nutzern teilst, erhalten die berechtigten Mitglieder oder Empfänger Zugriff im Umfang der jeweiligen Funktion. Das betrifft insbesondere Gemeinschaftsledger, Kontakte, finanzielle Anfragen sowie Chatnachrichten und Anhänge. Wir verarbeiten dafür Mitgliedschaften, Berechtigungen, Kommunikationsinhalte und den Bearbeitungsstand. Verwende Freigaben bewusst und teile nur erforderliche Angaben.

Angaben zu Zahlungspartnern können aus deinen Eingaben oder Bankimporten stammen, auch wenn diese Personen Equilibra nicht nutzen. Ihre Verarbeitung dient der Zuordnung, dem Abgleich und der Nachvollziehbarkeit deiner Finanzvorgänge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, soweit die dafür erforderliche Verarbeitung durch unser Interesse an der Bereitstellung dieser Funktionen und dein Interesse an einer korrekten Finanzverwaltung gerechtfertigt ist und die Rechte der betroffenen Personen nicht überwiegen. Beschränke solche Angaben auf das hierfür Erforderliche. Betroffene Zahlungspartner können sich ebenfalls an unseren Datenschutzkontakt wenden und ihre Rechte ausüben.

4. Besonders persönliche Angaben

Finanzdaten sind nicht automatisch besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Einzelne Buchungen, Empfänger oder Notizen können aber etwa Informationen über Gesundheit, Religion, politische Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit enthalten. Bitte vermeide solche Angaben, soweit sie für deine Finanzverwaltung nicht erforderlich sind.

Eine eigene Einwilligung berechtigt nicht dazu, für andere Personen in die Verarbeitung ihrer Daten einzuwilligen. Sie ist auch keine pauschale Erlaubnis zur Verarbeitung besonderer Datenkategorien. Eine solche Verarbeitung erfordert zusätzlich eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Gib diese Inhalte nicht in Mia ein; die aktuelle Sperre der externen KI-Funktion ändert nichts an der Sensibilität bereits gespeicherter Angaben.

5. Mia: externe KI derzeit gesperrt

Mias externe KI-Funktion ist derzeit für alle Konten gesperrt, auch für Administratoren. Equilibra sendet keine neuen Anfragen an externe KI-Dienste. Eine frühere Einwilligung hebt diese Sperre nicht auf. Die Finanzverwaltung und Funktionen ohne externen KI-Dienst kannst du weiterhin nutzen.

Die Sperre löscht keine bereits in Equilibra gespeicherten Mia-Gespräche, Nachrichten oder zugehörigen technischen Ausführungsdaten. Für diese Inhalte gelten die unten beschriebenen Löschkriterien. Frühere Einwilligungen kannst du mit Wirkung für die Zukunft in den Mia-Einstellungen oder über unseren Datenschutzkontakt widerrufen; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Bereits übermittelte Anfragen lassen sich nicht zurückholen.

Soweit ein Einwilligungsnachweis vorliegt, speichern wir die Erteilung und den Widerruf mit Zeitpunkt, Version und Anbieter, deinem Konto zugeordnet und ohne Promptinhalte. Dieser Einwilligungsnachweis bleibt bis zur endgültigen Löschung deines Kontos gespeichert; die kürzere Aufbewahrung der Mia-Gespräche gilt dafür nicht.

Für eine spätere Freigabe ist eine freiwillige externe KI-Assistenz für Fragen zur Anwendung und Auswertungen des aktiven persönlichen Ledgers vorgesehen. Gemeinschaftsledger und geteilte Konten sind auch für diese spätere externe KI-Funktion ausgeschlossen. Vor ihrer Nutzung informieren wir dich erneut über die konkret übermittelten Inhalte, den Anbieter, Speicherfristen und gegebenenfalls Drittlandübermittlungen. Erst nach dieser Information und deiner erneuten, gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO kommt eine Aktivierung in Betracht. Die Nutzung von Equilibra und eine frühere Einwilligung ersetzen diese erneute Entscheidung nicht.

Bereits vorhandene KI-Antworten können falsch oder unvollständig sein. Eine vorgeschlagene Änderung an deinen Buchungen erfordert deine ausdrückliche Bestätigung; prüfe Beträge, Konten und Auswirkungen vor einer Übernahme. Equilibra trifft durch Mia keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über dich, insbesondere keine Kreditwürdigkeits- oder Kreditvergabeentscheidungen.

6. Hosting, Empfänger und frühere KI-Verarbeitung

Equilibra wird bei Hetzner auf Servern in Deutschland betrieben. Der Hostingdienstleister stellt die Infrastruktur für die Anwendung und ihre gespeicherten Daten bereit. Der deutsche Hostingstandort ist keine Zusage, dass sämtliche angebundenen Dienste ausschließlich in Deutschland oder im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeiten.

Daten können den für den Betrieb eingesetzten E-Mail- und technischen Dienstleistern zugänglich sein, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Autorisierte administrative Zugriffe dienen Betrieb, Sicherheit und der Bearbeitung deiner Supportanfrage. Die Portal-Datenschutzerklärung erläutert insbesondere den E-Mail-Versand und die Sicherheitsprüfung bei der Anmeldung.

Die technisch angebundene OpenAI-API ist für neue Mia-Anfragen gesperrt. Soweit bei einer früheren Nutzung bereits Inhalte übermittelt wurden, entfernt die Sperre diese nicht beim Anbieter. Dort können Inhalte und Metadaten zur Missbrauchskontrolle sowie technische Zwischenspeicher verbleiben. OpenAI beschreibt für die Missbrauchskontrolle grundsätzlich bis zu 30 Tage Speicherung; gesetzliche und sicherheitsbedingte Ausnahmen können eine längere Speicherung erfordern. Welche Daten für eine frühere Anfrage betroffen sind, kannst du über unseren Datenschutzkontakt klären.

Für eine spätere externe KI-Nutzung werden Anbieter, Verarbeitungsorte, Speicherfristen und gegebenenfalls die Grundlage für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums vor der Aktivierung konkret beschrieben. Diese Hinweise sagen weder einen bestimmten Drittlandmechanismus noch eine ausschließliche Verarbeitung in der EU für eine solche künftige Funktion zu.

7. Speicherdauer und Löschung

Kontoinhalte und Finanzdaten werden grundsätzlich für die Dauer deiner Nutzung und der jeweiligen Funktion gespeichert. Bei einer vorgemerkten Kontolöschung ist eine Wiederherstellungsfrist von 30 Tagen vorgesehen. Anschließend wird die endgültige Löschung bearbeitet. Verknüpfungen mit Gemeinschaftsledgern, Darlehen oder anderen Nutzern können eine gesonderte Klärung erfordern, damit deren Daten und Rechte erhalten bleiben. Über eine im Einzelfall erforderliche weitere Speicherung informieren wir dich auf Anfrage.

Importdateien und importierte Zeilen werden für Verarbeitung, Abgleich und Nachvollziehbarkeit des Imports gespeichert. Sie verschwinden nicht automatisch mit dem Abschluss des Abgleichs. Du kannst ihre Löschung über unseren Datenschutzkontakt anfordern. Bereits aus dem Import übernommene Buchungen sind eigenständige Ledgerdaten; ihre Behandlung wird bei der Löschung gesondert berücksichtigt.

Bereits gespeicherte Mia-Gespräche, Nachrichten und zugehörige technische Ausführungsdaten dienen dem Gesprächsverlauf und der Nachvollziehbarkeit angeforderter Aktionen. Löschkriterium für ein Gespräch ist eine Inaktivität von 30 Tagen seit der letzten Nachricht, bei leeren Gesprächen seit der Erstellung. Bestätigte Buchungen bleiben als eigenständige Ledgerdaten bestehen. Du kannst die Löschung gespeicherter Mia-Inhalte auch über unseren Datenschutzkontakt anfordern. Die Löschung in Equilibra entfernt keine Daten, die beim externen Anbieter noch innerhalb dessen Speicherfristen verarbeitet werden.

Für Anmelde- und administrative Sicherheitsereignisse gilt als reguläres Löschkriterium ein Alter von 180 Tagen. Soweit gesetzliche Pflichten oder die Klärung konkreter Ansprüche eine weitere Speicherung erfordern, ist diese auf den jeweiligen Anlass und Zweck beschränkt.

Sicherungskopien können Daten enthalten, die im laufenden System bereits gelöscht wurden. Bei der Bearbeitung einer Löschung berücksichtigen wir auch Sicherungskopien und die Frage, welche Aufbewahrung noch für die Wiederherstellung nach einem Datenverlust oder aufgrund einer konkreten gesetzlichen Pflicht erforderlich ist. Eine feste automatische Überschreibungsfrist oder sofortige Entfernung aus sämtlichen Sicherungskopien wird nicht zugesagt.

8. Deine Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Schreibe dafür an cihtog@hotmail.de. Beschreibe die betroffenen Daten oder die Funktion möglichst konkret; sende keine vollständigen Kontoauszüge oder Zugangsdaten mit. Soweit erforderlich, prüfen wir deine Identität, bevor wir personenbezogene Daten herausgeben oder ändern.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für den angegebenen Standort in Niedersachsen ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen eine mögliche Anlaufstelle.

9. Änderungen dieser Hinweise

Wenn sich Funktionen oder Datenverarbeitungen wesentlich ändern, passen wir diese Hinweise an. Eine erforderliche neue Einwilligung für zusätzliche KI-Verarbeitung wird vor deren Nutzung eingeholt. Eine bloße Änderung dieses Textes aktiviert keine zusätzliche Datenübermittlung.